Aunque Outlook 2010 ofrece una forma sencilla de permitir que los usuarios manipulen los archivos adjuntos de correo, existen dos problemas relacionados con el mantenimiento del tamaño del buzón de correo de Outlook, en primer lugar, cuando exporta / guarda un archivo adjunto, no se elimina del correo electrónico, por lo que se toma el mismo espacio en disco, en segundo lugar, cuando elimina el archivo adjunto después de guardarlo en el disco, el elemento de correo dejará de mostrar el icono con la imagen de un clip que indica que el mensaje contiene archivos adjuntos, por lo que no puede enumerar todos los correos que tenían archivos adjuntos.
Considerando este mismo problema, Phil Holmes ofrece una solución simple a través de su producto llamado Exportador de archivos adjuntos de Outlook. Es una pequeña aplicación que puede exportar o eliminar archivos adjuntos en un elemento de correo específico sin quitar el icono con la imagen de un clip, lo que permite al usuario encontrar visualmente «correos con archivos adjuntos». Con la aplicación, incluso si ha eliminado un archivo adjunto, puede reemplazar el archivo con un archivo de icono de tamaño pequeño (que tiene el mismo nombre de archivo) para reducir el tamaño general del almacén de mensajes de Outlook.
La aplicación se ejecuta solo en compañía de Outlook, así que inicie Outlook y deje que complete el proceso de envío / recepción. Ahora inicie la aplicación, verá dos botones grandes para navegar por los mensajes. Toda la información relacionada con el correo respectivo se puede ver al lado. Para permitir que la aplicación considere solo los mensajes con archivos adjuntos, habilite Ignorar mensajes sin archivos adjuntos opción. También puede ver el mensaje original en Outlook haciendo clic en el botón Mostrar mensaje. En el panel central, puede ver todos los archivos adjuntos contenidos en el mensaje seleccionado.
Desde la parte inferior, tiene opciones para Eliminar archivo adjunto y reemplazarlo con un icono y nombre de archivo o un archivo de acceso directo que se referirá al archivo exportado. Finalmente, un clic en el botón Ir procesará los archivos adjuntos según lo definido por el usuario. Como puede ver en la captura de pantalla a continuación, eliminó el archivo adjunto original y agregó un archivo de icono con el mismo nombre de archivo.
La aplicación demuestra ser útil para controlar el tamaño del buzón de Outlook y mitigar la probabilidad de tener duplicados. Funciona con Outlook 2003, Outlook 2007 y Outlook 2010, nuestras pruebas se realizaron con Outlook 2010 ejecutándose en el sistema Windows 7 x86.
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